Dasar-Dasar Microsoft Excel

16 Sep 2010

excel31Microsoft Excel dirancang untuk mempermudah penggunanya dalam pengolahan data. Pengolahan data sangat penting bagi berbagai cabang ilmu pengetahuan,terutama yang membutuhkan pengamatan,percobaan, dan penghitungan, misalnya,matematika,fisika,ekonomi,akuntansi dan sejenisnya. Berbagai penggunaan fungsi-fungsi yang rumit dalm excel sangat dibutuhkan dalm kelancaran kegiatan manusia dewasa ini. Namun,sebelum mempelajari hal yang rumit dari Microsoft excel,perlulah terlebih dahulu mempelajari dasar-dasarnya. Dasar-dasar excel yang dimaksud dan akan dijelasakan disini,diantaranya:

  1. Memasukkan Data
  2. Memformat Sel Lembaran Kerja
  3. Mengatur Nama dan Warna Tab serta Latar Belakang Lembaran Kerja
  4. Menggabung dan Membagi Sel
  5. Acuan
  6. Menggunakan Rumus serta
  7. Fungsi

1. Memasukkan Data

a. Data seragam

Jika data yang kita masukkan untuk beberapa sel seragam , maka pemasukkan data dapat dilakukan dengan cara :

1) Blok semua sel di mana data yang sama akan dimasukkan . Gunakan tombol Ctrl sambil memilih sel atau kelompok - kelompok sel tersebut , jika letak sel tidak berdekatan .

2) Ketik data yang dimasukkan

3) Tekan tombol Ctrl + Enter di keyboard .

Proses ini juga bisa dilakukan dengan menggunakan fasilitas Autofil(mengetik data disatu sel,kemudian mendrag ke semua sel yang ingin diisi data tersebut).

b. Data Berurut

Beberapa data dengan pola tertentu dapat dimasukkan dengan cara:

1) Pilihlah sel tempat data pertama akan dimasukkan.

2) Ketik data pertama, kemudian pindah ke sel berikutnya.

3) Ketik data ke dua yang sesuai dengan urutan data, dengan ketentuan sesuai dengan deret bilangan yang dimaksud,misalnya :

- Jika urutan data yang akan dimasukkan adalah 1, 2, 3, 4 dst, ketiklah 1 dan 2 di dua sel yang pertama.

- Jika urutan data yang akan dimasukkan adalah 1,3,5,7, dst, ketiklah 1 dan 3 di dua sel yang pertama.

4) Blok sel - sel yang sudah diisi data tersebut.

5) Letakkan pointer di sudut kanan bawah sel ke dua sampai fill handel (tanda (+)) muncul di pointer.

6) Drag ke kanan atau ke bawah untuk urutan data yang semakin besar. Drag ke kiri atau ke atas untuk urutan data yang semakin kecil.

7) Jika data terakhir sudah dimasukkan, lepaskan mouse.

c. Angka Desimal dan Nol yang Banyak

1) Dari menu Tools klik Options.

2) Klik tab Edit

3) Beri tanda cek pada kotak cek Fixed decimal.

4) Pada kotak places,ketik:

1. Bilanagn bulat negatif (-n)untuk menambahkan angka nol sebanyak n buah di belakang angka yang kita ketik

2. Bilangan bulat positif (n),untuk menggeser angka decimal ke kiri sebanyak n buah.

5) Klik OK.

v Memasukkan data tanggal dan jam

Untuk memasukkan data-data berupa tanggal, gunakan tanda slash ( / ) atau hyppen ( - ) untuk memisahkan hari, bulan, dan tahun. Gunakan tanda titik dua ( : ) untuk memisahkan jam, menit dan detik serta diakhiri dengan spasi kemudian diikuti huruf “a” untuk waktu AM dan huruf “p” untuk waktu PM.

v Mengatur arah perpindahan sel

1. Dari menu Tools klik Options.

2. Klik tab Edit. Di bagian Move selection after Enter, pilih Direction yang sesuai.

3. Kilik tombol Ok.

v Menyisipkan sel,baris atau kolom

Terkadang, pada saat kita memasukkan data, kita mendapati ada baris atau kolom data yang terlewatkan. Daripada kita menghapus data yang sudah kita ketik, sebaiknya lakukan cara berikut:

1. Pilih sel, baris, atau kolom yang ingin disisipkan

2. Dari menu Insert,

a. klik Cell untuk menambahkan sel,

b. klik Row untuk menambahkan baris, atau

c. klik Column untuk menambahkan kolom

2.Memformat Sel Lembaran Kerja

1. Pilihlah sel-sel yang ingin diatur formatnya.

2. Klik kanan di sel tersebut. Pilih Format Cells, atau klik Cells dari menu format.

3. Klik tab Number, pada bagian Category pilihlah tipe data di sel. Lakukan pengaturan lain yang perlu.

4. Klik tab Alignment dan lakukan pengaturan sesuai yang diinginkan,jika ingin mengatur alignmen.

5. Klik tab Font dan lakukan pengaturan lain untuk mengatur huruf yang digunakan di sel.

6. Klik tab Border dan pilihlah tipe batas sel yang sesuai, untuk mengatur batas sel.

7. Untuk memberikan efek shading pada sel, kilik tab Patterns dan pilihlah shading yang diinginkan.

8. Klik tab Ok.

v Menjalankan perintah AutoFormat

1. Pilihlah sel yang akan diformat dengan perintah AutoFormat.

2. Klik AutoFormat.

3. Klik tombol Options untuk memilih format apa saja yang ingin kita gunakan di sel yang kita pilih.

4. Pilihlah format sel yang ingin digunakan.

5. Klik tombol Ok.

v Mengatur tanda pemisah (Indonesia)

1. Klik Options di menu Tools.

2. Di tab International tentukanlah tanda pemisah decimal (Decimal separator) dan tanda pemisah ribuan (Thousands separator) yang sesuai.

3. Mengatur Nama dan Warna Tab serta Latar Belakang Lembaran Kerja

v Mengatur warna lembar kerja

1. Klik tab lembaran kerja yang akan diberi warna.

2. Dari menu Format pilih Sheet, kemudian klik tab Color.

3. Pilihlah warna tab yang ingin digunakan.

4. Klik tombol OK.

v Menambahkan gambar latar belakang

1. Klik di tab lembaran kerjadi man akan ditambahkan gambar latar belakang.

2. Dari menu Format pilih Sheet kemudian klik Background.

3. Pilihlah folder dan file gambar yang ingin digunakan sebagai latar belakang.

4. Klik tombol Insert.

Jika kita ingin menghilangkan gambar latar dari sebuah lembaran kerja, maka pilih Sheet dari menu Format, kemudian klik Remove Background.

4. Menggabung dan Membagi Sel

1. Pilih sel yang ingin digabung

2. Klik tombol Merge and Center pada toolbar formatting

3. jika ingin membagi sel yang sudah digabung,klik kembali tombol Merge and Center.

5. Acuan

Berdasarkan sifatnya, saat mengkopi rumus kita dapat mengelompokkan acuan-acuan yang dimiliki Excel menjadi 3 jenis, yaitu acuan relatif, acuan mutlak dan acuan campuran..

1. Acuan Relatif

Adalah acuan yang pada saat dikopi akan berubah relatif terhadap sel tempat rumus tersebut digunakan.

2. Acuan Mutlak

Adalah acuan di rumus yang jika dikopi ke sel lain tidak berubah, meskipun sel tempat rumus digunakan berubah. Acuan mutlak dalam rumus ditulis dengan menambahkan tanda dollar ($) di depan nama kolom dan baris, atau tekan tombol F4. Acuan mutlak digunakan jika kita ingin rumus mengacu ke sel yang tetap, sekalipun rumus dikopi ke baris atau kolom yang berbeda.

3. Acuan Campuran

Adalah acuan yang merupakan campuran dari acuan relatif denagn acuan mutlak. Acuan mutlak digunakan jika kita ingin rumus mengacu pada sebuah sel, yang jika dikopi dalam arah kolom tidak berubah, namun jika dikopi dalam arah baris akan berubah dan sebaliknya.

6. Menggunakan Rumus

Perhitungan data di Excel dilakukan dengan menggunakan rumus. Pemasukkan rumus ke sebuah sel selalu dimulai dengan tanda sama dengan(=).

Sesuai dengan jumlah operasi yang dijalankan, Excel memiliki 4 jenis operator, yaitu:

1. Operator Aritmatika

Digunakan untuk membentuk operasi-operasi aritmatika. Terdiri dari operator penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), pembagian(/), negasi (-), eksponsial (^), persentase(%) dan penggabungan angka (&).

2. Operator Perbandingan

Digunakan untuk membandingkan 2 buah nilai. Hasil dari perbandingan tersebut adalah nilai True jika perbandingan bernilai benar, dan False jika perbandingan bernilai salah. Operator ini terdiri dari operator sama dengan (=), lebih besar (>), lebih kecil (<), lebih besar atau sama dengan (>=), lebih kecil atau sama dengan (<=), dan tidak sama dengan (<>).

3. Operator Penggabungan Teks

Digunakan untuk menggabungkan data yang berupa teks. Operator ini menggunakan symbol ampersand (&).

4. Operator Acuan

Digunakan untuk menggabungkan sel-sel yang terlibat dalam rumus. Operator acuan ada 3 buah, yaitu :

1. titik dua(:), untuk mengacu pada semua sel di antara 2 buah sel.

2. koma(,), untuk mengacu pada 2 buah selang sel.

3. Spasi, untuk mengacu pada sel hasil perpotongan dari 2 selang sel.

v Menggunakan rumus untuk banyak sel

1. Ketiklah rumus di sel yang pertama. Kemudian tekan tombol Enter.

2. Aktifkan kembali sel tempat rumus tadi diketik.

3. Letakkan pointer mouse di bagian sudut kanan bawah sel sampai pointer mouse berubah menjadi tanda tambah.

4. Klik dan tahan mouse, tarik sampai ke seluruh sel tempat rumus akan dikopi telah dipilih.

5. Lepaskan mouse.

7. Fungsi

Adalah perintah Excel yang didefinisikan untuk mewakili rumus-rumus. Struktur fungsi secara lengkap, yaitu:

=NamaFungsi(Argumen1;Argumen2)

Fungsi dapat ditambahkan ke lembaran kerja dengan mengetik nama fungsi secara langsung, Excel akan memberikan bantuan dengan menampilkan tooltips. Tooltips akan ditampilkan setelah kita mengetik tanda buka kurung setelah nama fungsi. Namun, jika toolps tidak ditampilkan, maka lakukan langkah-langkah berikut:

v Menampilkan Tooltips

1. Dari menu Tools klik Options.

2. Klik tab General.

3. Pada pilihan Settings beri tanda cek di kotak Function tooltips.

4. Klik tombol OK.

v Menggunakan fungsi dengan perintah Function

1. Aktifkan sel tempat fungsi ingin ditambahkan.

2. Dari menu Insert klik Function.

3. Carilah fungsi yang ingin digunakan. Di kotak teks Search for a function kita dapat memasukkan nama fungsi kemudian mengklik tombol Go atau memilih kategori fungsi dikotak pilihan Or select a categoty.

4. Di kotak daftar Select a function, pilihlah fungsi yang ingin digunakan. Lalu klik tombol OK. Kotak dialog Function Arguments akan ditampilkan.

5. Masukkan argumen yang ingin dimasukkan.

6. Klik tombol OK.


TAGS Tugas TIK


-

Author

Follow Me